Migrar nuestra contabilidad a otro software contable puede producir estrés y preocupación, ignoramos muchos aspectos importantes produciendo preguntas como: ¿Dónde queda la información de mi anterior software?, ¿perderé información?, ¿cuánto tiempo se demora?, ¿retrasa la operación?.

5 recomendaciones que debes tener en cuenta para realizar una migración exitosa de software contable.

Si quieres cambiar de software o contador y el profesional maneja su propio software, traemos  5 recomendaciones que debes tener en cuenta para que puedas realizar una migración exitosa sin que genere dolores de cabeza y tu negocio pueda seguir creciendo.

1.   Respaldo de la información

Nuestra información contable es un punto sensible en la migración, depende de su organización y nivel detalle  evitar producir errores que distorsionan la realidad. Asegurate que el contador o aliado en la migración respalde la información necesaria, es recomendable realizar una lista de chequeo con los datos a migrar, se sugiere realizar el respaldo  de la siguiente información para realizar una migración exitosa en pocos minutos.

• Listado de información  terceros : Proveedores, clientes,empleados, otros 
• Libros auxiliares por terceros 
• Saldos iniciales: Cuentas por cobrar, cuentas por pagar 
• Saldos Bancos 
• Estados financieros de prueba.

2. Detalle y estructura de la información

Dentro de nuestra lista de chequeo es importante definir el detalle de la información a migrar como:  

• Formato de archivos: Se sugiere formato excel, txt, CSV, este tipo de archivos permite organizar la información acorde a los parámetros de cargue masivos del nuevo software Contable. 
• Nivel de profundidad de la información: Entre mayor detalle de la información hará que la migración sea más efectiva, tener en cuenta datos personales terceros, saldos detallados de saldos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, entre otros.

3.  Soporte técnico servicios.

El soporte técnico es una función necesaria y casi inseparable en el momento de elegir un software contable, identifica que el aliado que escojas tenga una o varias líneas de soporte como chat, soporte técnico a distancia, mesa de ayuda, entre otros. La resolución de problemas del aliado de software, el análisis y seguimiento de resolución de las solicitudes mantendrá una comunicación efectiva en la migración y puesta en marcha de la nueva tecnología. Una mala experiencia de soporte técnico puede ser contraproducente si los tiempos de respuesta son largos o no hay unos medios de comunicación claros. 

4.   Capacitación y puesta en marcha

Es clave realizar la siguiente pregunta sobre el software contable a implementar, ¿la herramienta es fácil de usar?, dado que de esto dependerá si se requiere un proceso  minucioso de capacitación para tener operativa la herramienta, es vital tener claridad del  proceso de adaptación a la nueva tecnología y el apoyo que recibes en la migración, como dueños de negocio es importante definir un horizonte de tiempo en los cambios tecnológicos de nuestra operación.

5.   Escalabilidad

Es importante entender en qué momento se encuentra el negocio y cuál va ser la proyección de crecimiento, el software que elijas deberá acomodarse al crecimiento esperado, ejemplo:  acceso desde la nube, integración con otras aplicaciones para no realizar doble procesos en diferentes herramientas, capacidad de almacenamiento y rendimiento en procesamiento de información. 

Como conclusión tener una visión  de las necesidades de la empresa y la estructura de la información contable y financiera que se va migrar es vital para seleccionar el software correcto y una migración exitosa,  dará claridad de los cambios y adaptaciones que se deben realizar en nuestra operación de manera fácil, eficiente y rápida.

En Zensmart ayudamos a nuestros clientes con una migración segura, rápida y estable. Donde entregamos un plan de trabajo que asegura el paso a paso de lo vamos hacer, sin costo adicional por la puesta en marcha, si quieres saber más te invitamos a contactar a un asesor.

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