La factura es un documento con carácter legal donde se registran datos mercantiles de una compraventa. Son un justificativo fiscal de la entrega de bienes o prestación de servicios. Para agilizar su uso existe la facturación electrónica.

Entre las versiones de factura se ubica la factura electrónica. Documento que sigue teniendo la misma legalidad que la factura en papel. A diferencia, su formato se tramita de forma computarizada. Es una opción que sustituye a la factura física por una digital que son gestionadas por medios informáticos.

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

Esta es una alternativa ideal para favorecer la administración de facturas en una empresa, reemplazando las facturas tradicionales por archivos digitales. Además, permite perfeccionar los procesos empresariales, acrecentando la eficiencia en el manejo de documentos.

Es importante resaltar que la facturación electrónica posee el mismo concepto legal que la facturación tradicional. Por lo tanto, su uso no debe asociarse con complicaciones legítimas para las empresas. Existe un sistema de verificación que determina su origen, autenticidad, integridad y legalidad.

Pasos a seguir en la facturación electrónica 

La facturación electrónica es un proceso sencillo, en el cual debe existir la interacción de las partes involucradas: emisor y receptor de la factura.

Emisión de la factura. Se usa un sistema para crear la factura, se firma con un certificado electrónico que verifica la información y se añade el sello digital. Esto permite asegurar la autenticidad de la persona que firma y demuestra que la información no ha sido alterada. Luego el emisor envía la factura por las plataformas digitales acordadas. Al enviar, queda guardada una copia (sirve como original de la misma) en la base de datos, la información guardada facilita el proceso de una nueva facturación.

Recepción de la factura. El cliente recibe la factura y puede guardarla en su propia base de datos, lo cual le permite verificarla cuando desee e incluso imprimirla si lo necesita. Si el documento esta digitalmente firmado se puede comprobar su veracidad.

Formatos que se utilizan en la facturación electrónica

No hay un requisito obligatorio, ni un formato específico sobre la codificación que debe tener la factura electrónica. Los programas más frecuentes son los siguientes:

XML.

Se ejecutan cuando la interacción es de ordenador a ordenador. Es un formato sencillo que facilita la representación, almacenamiento y transmisión de datos por medios electrónicos. Permite la expansión y actualización de información, define elementos y crea archivos con lenguaje personalizado.

Requisitos de una factura electrónica

Los requisitos de una factura electrónica son los mismos que se demandan en una factura en papel. Entre ellos, los datos personales como nombre, apellido, dirección y número de identidad fiscal de las partes involucradas. Asimismo, el número de factura y de serie.

Debe contener la descripción de las operaciones realizadas para establecer la base imponible del impuesto, el precio unitario por operaciones, el impositivo y la cuota tributaria. No puede faltar, la fecha en la que se haya realizado la operación y la fecha en la que se expide la factura (en el caso de ser distintas, detallarlas).

Obligaciones que debe cumplir el emisor

Antes de tramitar una facturación electrónica se debe preguntar al receptor si consiente recibir una factura de esta índole. Se debe proveer la identidad del emisor, legalidad e integridad de las facturas. Además, hay que garantizar un almacenamiento digital donde tengan acceso a visualización, búsqueda, descarga e impresión de la misma.

La factura electrónica y sus beneficios

Según el tamaño de una empresa y la cantidad de facturas que emite, se determina el ahorro económico en las gestiones de facturación. Entre los beneficios de este sistema destaca la reducción de papelería, ya que todo se maneja digitalmente. Además, esto facilita la ubicación de cada archivo.

Asimismo, reduce la posibilidad de falsificación de facturas y brinda seguridad de los datos que estas contengan. Se reducen los errores en los procesos de captura, entrega, recepción y almacenamiento. Se registra la hora y fecha exacta de emisión del documento. Y finalmente facilita el acceso a los datos tributarios y el cálculo de impuestos.

Problemas con la facturación electrónica

Entre los problemas más comunes que se dan con este sistema están los retrasos de pagos por rechazos de la factura e impedimentos para tramitar su pago. Además, la pérdida de control en los procesos de gestión también está presente y falta de soportes de atención al cliente.

ZenSmart, soluciones en tus manos

Para enfrentar los retos que se presentan en la facturación electrónica, Zensmart tiene para ti un equipo de profesionales dispuestos a servirte. Tendrás acompañamiento y asesoría virtual cuando lo desees. Además, estarás informado de todas las novedades contables.

En Zensmart, encontrarás soluciones fiscales que te ayudarán a potenciar las transacciones entre la empresa y los clientes. Tendrás un asesor financiero que te facilitará la gestión de pagos y retenciones, teniendo en cuenta las normativas de la DIAN.

Cuando las empresas comienzan a trabajar con esta tecnología, se motivan a digitalizar otros documentos. Con la facturación electrónica aumenta el control y cumplimiento tributario, además de la simplificación fiscal. Se alcanza la eficiencia y el ahorro del papel en las empresas. Es necesario contar con un experto en dichos servicios, ZenSmart está listo para simplificar tus gestiones.