En el área contable, la necesidad de facilitar el trabajo obteniendo resultados favorables y mucho más sencillos se ha vuelto un trabajo cuesta arriba. Un software contable, como lo es Siigo, World Office o Alegra; puede facilitar el trabajo de los contadores y sus auxiliares al ofrecer optimización de trabajo y resultados efectivos.

Para empresarios, emprendedores y contadores, administrar la contabilidad y las finanzas requiere de mucho más que herramientas tradicionales como tablas de excel y macros. Se necesitan datos precisos de las cuentas, observar los resultados del negocio con mayor precisión. Estamos hablando de tener el conocimiento del desarrollo de la empresa a nivel económico e impositivo para no tener sorpresas o márgenes de error por falta de información o procesos optimizados.

La necesidad de evolucionar a la facturación electrónica se ha convertido en el motivo principal para buscar ayuda tecnológica que ayude a mejorar y optimizar la forma de trabajar.

El proceso de digitalización forma, hoy en día, parte de la profesión contable y los contadores y auxiliares están buscando evolucionar para ofrecer lo mejor de tu gestión, liberar trabajo operativo, facilitar los procesos y agilizar los resultados.

Aquí se hace importante la implementación de herramientas tecnológicas que nos ayuden a optimizar el trabajo contable. Por eso, a continuación hablaremos sobre los software contables más usados por los empresarios y contadores colombianos y expondremos algunas de sus ventajas y desventajas.

¿Cuáles son los softwares contables más usados en Colombia? y ¿por qué?

• Siigo

Al usar Siigo, estarás centralizando toda la información de tu negocio con mucha facilidad facturando de forma ilimitada. Es un software muy completo y dinámico, mostrando todo en un sólo módulo sin molestas ventanas emergentes.

Por su parte, en sus planes Siigo Nube, ofrece diferentes opciones, desde un servicio personalizado hasta un plan premium con todos los servicios al cual podrán acceder hasta 5 usuarios, dando a sus clientes emprendedores  la facilidad de operar siendo un software contable altamente efectivo.

Por otra parte, sus planes Siigo contadores, están pensados especialmente para los contadores y empresarios y llevar toda la información contable organizadamente y una gestión efectiva.

Entre las ventajas competitivas que este software presenta tenemos:

• Facturación Electrónica.
• Contabilidad.
• Nómina Electrónica.
• Sistemas POS
• Inventarios.
• Compras y gastos.
• Reportes profesionales.
• App Móvil.
• E-commerce

Además, Siigo es un software cuyo soporte se encuentra en la nube, por lo que el almacenamiento es seguro e imposible de perder.

Por otra parte, cuando hablamos de desventajas, la única desventaja relevante que presenta Siigo, es que la exportación de los archivos solo admite un formato (excel), lo que hace que sea un poco más difícil de interpretar. Todo esto también dependerá del tipo de filtro que le des a los informes.

• World Office

Este software contable es uno de los más usados en Colombia por sus novedosas herramientas que ofrecen a los contadores la facilidad de centralizar toda la información contable de empresas y firmas comerciales. Facilitando el trabajo y responsabilidad de los contadores y auxiliares contables.

Además, World Office promociona ofertas mensuales a todos sus usuarios para adquirir productos como facturación, nómina electrónica y cualquiera de los servicios más demandados en tu profesión, por lo que resulta ser una excelente opción a la hora de elegir un software contable.

¿Cuáles son las ventajas que hace que world office sea un software tan competitivo?

Al implementar la nómina electrónica con world office disfrutarás de ventajas como:

• Soporte para el impuesto sobre la renta.
• Ahorro de gastos.
• Simplificación de procesos.

También, disfrutarás de la posibilidad de importar y exportar tus informes en cualquier tipo de archivo.

En el caso de las desventajas de world office, podemos mencionar que no es tan dinámico y su almacenamiento no tiene soporte en la nube, lo que lo vuelve un poco ortodoxo.

Por otra parte, cuando se trata de migración,  los prevalidadores de archivos planos no identifican el error, por lo que tendrás que adivinar cuales son los datos que están mal y cuales están bien.

• Alegra

Este software contable está diseñado para los gerentes siendo un sistema de facturación muy fácil de usar y registrar. Además de ser un software usado por muchos países en Colombia, forma parte del top 5 de los softwares más usados en Colombia por sus peculiares herramientas para administrar, controlar y hacer crecer tu empresa.

Como los anteriores, Alegra tiene planes que se adaptan a las diferentes necesidades de sus clientes que van desde precios bajos con novedades limitadas, hasta planes más costosos con herramientas premium de las que puedes hacer uso de forma ilimitada.

La elección de cada plan debes realizarlo pensando en tus necesidades y las de tu empresa.

En el caso de las ventajas, con Alegra ganas tiempo y tranquilidad al tener acceso a servicios como:

• Facturas
• Gastos.
• Bancos.
• Inventarios.
• Tienda en línea.
• Reportes.
• App Móvil.
• API.
• POS

Si hablamos de sus desventajas podemos mencionar:

• Envíos de Estados de Cuenta a Clientes Uno por Uno.
• Es ingenerable el estado de flujo de efectivo.
• No permite consolidar empresas, por lo que cada una debe registrarse independientemente y pagar su mensualidad.
• No se pueden integrar otros módulos al Alegra.
• Es irrealizable un balance general en base al presupuesto por ser diseñado para

Por otra parte, tal vez también te preguntes, ¿Quiénes pueden hacer uso de los softwares contables? 

Todos los software requieren una configuración previa que es realizada por un experto en el área tributaria del país, aquí es donde se hace necesario un contador que entienda sobre lo que hace la empresa. Está idealmente pensado para que contadores, auxiliares y empresarios lo utilicen ya que son quienes conocen todas las herramientas para trabajar en él.

¿Por qué deberías usar un software contable?

La necesidad de llevar la estructura de la información organizada dentro del marco de las leyes colombianas y poder ofrecer información real y eficiente a los empresarios,  hace necesario un software contable.

Es por ello, que tanto el software como el auxiliar contable se convierten en los mejores amigos de los contadores, permitiéndole transferir el trabajo a unas manos tan capaces como él de resolver cualquier circunstancia relacionada a la información contable que manejan.

Un software contable con herramientas sencillas, facilita la experiencia de usuario tanto para el cliente como para el contador y simplifica el camino hacia la digitalización, permitiendo que los contadores alivien sus cargas de trabajo, los empresarios pueden tener más claros los objetivos y el futuro de su empresa y que los auxiliares contables puedan ofrecer una ayuda más asertiva con respecto a su apoyo para los contadores.

Sin mencionar que ofrece mayor control de las finanzas y mejor proyección de la situación de la empresa. Además, siempre se verá más organizado todo virtualmente que en papel y eso solo lo obtienes con la ayuda de un software contable

Por otra parte, ¿realmente todo es tan lindo como se muestra? ¿Cuáles son las desventajas de usar un software contable?

Los software contables actuales requieren de la intervención de personal capacitado en el área contable y de negocio para poder ser usado adecuadamente. Por eso, es necesario un auxiliar contable, quien dedica el 70% de su tiempo a recolectar y organizar la información y mantener alimentado correctamente ese software contable.

Es por ello, que tanto el software como el auxiliar contable se convierten en los mejores amigos de los contadores, permitiéndole transferir el trabajo a unas manos tan capaces como él de resolver cualquier circunstancia relacionada a la información contable que manejan.

Aunque los casos son muy extraños, si podrás encontrarte en ocasiones con problemas como:

• Que la información no se cargue completamente.
• La información se carga lentamente.
• Los soportes no tienen buena calidad.
• El manejo del software contable no te sustenta de que es ese pago y entonces hay como que adivinar. Pueden pasar días y puede ser un retroceso grande.  

Finalmente, es importante recalcar que para elegir el software contable adecuado para ti, debes tomar en cuenta el uso que le quieres dar, cuales son las herramientas que necesitas de él, quien de tu equipo lo utilizará y sobre todo, cuál es el software que te va mejor con respecto a tu presupuesto y los servicios que ofrece el software.

Si lo analizas bien, el software contable que elijas se puede convertir en tu mejor amigo, donde podrás llevar con mayor orden y control, toda la información contable de tu empresa o negocio, por lo que debes elegirlo muy bien.

Asimismo, en Zensmart ayudamos a delegar el trabajo operativo de las empresas y firmas contables, donde optimizamos el trabajo con herramientas tecnológicas  de procesamiento de información bajo la promesa de entregas en tiempo real.

 Si te gustaría conocer cuales son las pautas que debes tener en cuenta para elegir un software contable que se adapte a ti, entonces debes estar pendiente de nuestro blog y muy pronto te daremos las herramientas que necesitas para trabajar con un software contable adecuado para ti.