¿Por qué la automatización es la mejor herramienta para los contadores?

por Jul 22, 2022

La automatización del área contable y financiera se está volviendo cada vez más popular, implementando las tecnologías de vanguardia como inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y la automatización de procesos robóticos (RPA).

Según MarketWatch, la automatización alcanzará casi los 9.000 millones de dólares para 2026 y las herramientas de contabilidad y finanzas constituirán la mayoría de estas tecnologías.

A continuación planteamos por qué es importante, como firma contable o contador, tener en cuenta la automatización en el crecimiento estratégico del negocio.

Antes de empezar! ¿Qué es la automatización contable? 

La automatización contable implica automatizar parcialmente las funciones y los procesos contables.

Sin embargo, eso no significa que se deshaga de Claudia o Dario o de cualquiera de su equipo de contabilidad, significa que está automatizando parte del trabajo de Claudia para que pueda concentrarse en las partes más importantes de su trabajo.

La automatización de la contabilidad implica tomar la mayor parte de los elementos manuales de la funcionalidad de un servicio de contabilidad y mejorarlos para que se realicen automáticamente, a menudo, al instante.

Estas mejoras están destinadas a permitir que los líderes empresariales tengan acceso a información más precisa y ayudar a los equipos contables y financieros a concentrarse en desafíos que aportan valor al negocio.

A pesar de los beneficios que representa la automatización contable, la adaptación de las tecnologías emergentes ha sido desafiante.

Estudios realizados por CIMA Global muestran que los profesionales del área contable y financiera dedican un 70% de su tiempo a la recolección de información y un 30% en comunicar para influir en la toma decisiones.

¿Qué Beneficios tiene la Automatización Contable?

1. Reducción de costos

Históricamente, cuando es necesario reducir los costos, la oficina contable es uno de los primeros lugares afectados.

En vez de recibir los recursos y el personal para cerrar correctamente los libros, estas medidas de reducción de costos obligan a los equipos de contabilidad a adoptar una mentalidad de «hacer más con menos«.

Lo que se traduce a equipos ya reducidos que trabajan hasta altas horas de la noche y los fines de semana.

A veces, la reducción de costos es inevitable, pero la solución no es sobrecargar a su personal actual, sino asegurarse de que su tiempo se invierta mejor.

Las firmas contables pueden cambiar este escenario optimizando procesos, enfocando su personal hacia labores más estratégicas y disminuyendo considerablemente los costos operativos del área contable y financiera .

Un contador que alguna vez pasó el día conciliando cuentas, ahora puede encargarse de esas cosas con una solución automatizada.

Al trabajar junto con la automatización, el tiempo de los contadores se emplea mejor en tareas de mayor valor, como análisis de datos y pronósticos.

2. Disminuir la rotación de personal

El exceso de trabajo de su equipo afecta negativamente la moral de sus empleados, lo que lleva a una mayor tasa de rotación y a la pérdida de un importante conocimiento interno sobre cómo se lleva a cabo el proceso de cierre.

Es por ello, que las organizaciones que han optado por implementar la automatización están experimentando una reducción en la rotación de personal.

3. Reducir errores innecesarios.

Los errores afectan negativamente la toma de decisiones. La automatización de la contabilidad reduce los errores mediante el uso de software sofisticado para ingresar datos y garantizar que la información ingresada esté correcta y sin problemas .

Esto reduce el temor de que Dario, de contabilidad cometa un error humano que retrase un cierre contable o la presentación de impuestos.

4. Bloqueos en el crecimiento organizacional

Las barreras de crecimiento de una firma contable significa que deba crecer su operación a medida que tenga mayor número de clientes, a causa de procesos manuales difíciles de escalar y capacitación intensiva a nuevos empleados, que puedan cometer errores.

Con la automatización, puede liberar a su equipo en los picos de operación, llegar a cierres contables eficientes sin tener que recurrir a la contratación de personal, y, además podrá planear los picos de operación y ajustar así sus procesos productivos con ayuda de la tecnología.

5. Cambios en el rol de contador

La pandemia afectó enormemente el trabajo del profesional contable, obligándole a pasar a procesos más eficientes y conectados para poder cumplir con las nuevas necesidades de la empresa.

Este fue un pequeño paso de lo mucho que está cambiando el rol de contador, quien actualmente está representado como el “Lleva las cuentas”, convirtiéndose en una figura valiosa que puede impulsar la estrategia comercial en función de la información financiera que presentan.

Desafortunadamente, a muchos contadores les ha resultado increíblemente difícil encontrar el tiempo para saltar al nuevo rol debido a la gran cantidad de trabajo operativo que deben realizar.

Para adaptarse a las expectativas cambiantes, los contadores y firmas contables que deseen potenciar su productividad y fuerza laboral deben contemplar la posibilidad de invertir en la reducción de tiempos en la operatividad del proceso contable y migrar al rol profesional que exige el mercado actualmente.

¿Qué tareas contables se pueden automatizar?

  • Preprocesamiento Contable

El procesamiento de gastos y los informes son procesos lentos y dolorosos que a nadie le gustan.

La buena noticia es que se puede automatizar fácilmente los procesos de registro, en Zensmart hemos optimizado los procesos con tecnología convirtiéndonos en la fábrica de procesamiento de los contadores.

  • Nómina

Hay muchas tareas básicas de nómina que se pueden automatizar ahora, como: calcular horas y salarios y manejar impuestos sobre la nómina.

  • Gestión documental en línea

Administre de manera eficiente los documentos de soporte de la contabilidad sin tener que administrar entre un mar de información en carpetas digitales o físicas.

En realidad, en Zensmart puedes administrar en tiempo real las facturas de compra, ya sea para consultas, auditorías o cualquier tipo de requerimiento.

  • Calendario de actividades

Administre dentro de la misma plataforma todas las actividades que tiene con cada cliente, desde recordatorios de impuestos hasta reuniones de seguimiento.

Ciertamente, pueden ser creadas de manera cíclica, conectándose con el proceso de negocio de cada empresa.

  • Reserva automática de impuestos

Nadie quiere la sorpresa de la gran cantidad de impuestos como el IVA que se debe pagar.

Para la firma contable, tener estos datos puede demandar gran cantidad de tiempo y por eso en Zensmart calculamos de manera automática los impuestos a presentar mostrándolos de manera intuitiva para que sus clientes puedan visualizarlas siendo una cifra informativa.

Además, esto puede ayudarlos a realizar una reserva de impuestos mensual.

Si llegaste hasta aquí en este articulo, es porque el tema realmente te interesa. Entonces, debemos decirte que camino más facil para automatizar que ir de la mano de profesionales que te orienten en todo el proceso y te ofrezcan la ayuda que necesitas.

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