En el camino por encontrar el mejor software contable para que te ayude a optimizar toda la gestión y manejo del trabajo contable en tu empresa, suelen aparecer ciertas dudas que son frecuentes en muchos profesionales del área contable.

Inicialmente, definamos qué es un software contable y su uso. El software de contabilidad, o un sistema de contabilidad, es un programa informático que recopila toda la información contable sobre una empresa en un sistema integrado que generalmente se ocupa de los principios contables básicos, con el objetivo de operar dentro de una fuente válida y un marco legal.

Los sistemas de contabilidad están diseñados para que su trabajo sea más rápido, más eficiente y del mismo modo minimizar errores. Asimismo, facilita la consecución de todos los objetivos de la empresa, ya que todo mejora la toma de decisiones, al mismo tiempo que toda la historia de la empresa está segura porque la información está en la nube en la mayoría de ellos.

Al tener la iniciativa de cambiar de software o comprarlo por primera vez, es necesario realizarse las siguientes preguntas para lograr mejores resultados:

1. ¿Por qué necesito un software contable?

Las empresas de hoy se encuentran en un entorno altamente competitivo, por lo que necesitan mantenerse al tanto de los últimos avances tecnológicos para ser más eficientes y competitivas.

El software de contabilidad es una herramienta moderna necesaria para ser más competitivos ya que ayuda a optimizar muchas operaciones. De esta forma, podrás disfrutar de los siguientes beneficios:

• Organizar la información.
• Un software contable te brinda información 100% confiable.
• Tu empresa va a ser más competitiva.
• Tu capacidad de reacción será más amplia .
• Tu sistema contable hará que tomes mejores decisiones.

El software de contabilidad ayuda a mejorar procesos contables, es decir, cuentas con la trazabilidad de todos tus procesos para que puedas llevar un registro de lo que sucede sin descuidar ningún área de tu negocio.

2. ¿Mi equipo debe tener conocimientos específicos de informática para el manejo de software contable?

Para que un software contable funcione bien y sientas que da los resultados que esperabas y que estas cumpliendo los objetivos como querías, es necesario parametrizar el mismo, lo que garantiza que la tarea se hará correctamente. Por lo que, respondiendo a la pregunta que planteamos más arriba, si es necesario que el equipo tenga conocimientos de parámetros de cuentas contables como el PUC, impuestos, normas tributarias que se deben tener en cuenta según el negocio.

3. ¿Qué tan costoso es un software contable?

Dependiendo de las necesidades,  muchos software contables tienen planes básicos que van aumentando en cuanto a las necesidades de los clientes. Es decir, que la estructuración de tu presupuesto para adquirir un software contable dependerá del tipo de plan y funcionalidad que requieras.

– Por ejemplo, en el mercado, podrás encontrar software contables que ofrecen facturación por volumen, otros por ventas, y otros por paquetes y sus precios varían considerablemente.

4. ¿Los software contables cuentan con un sistema en la nube?

En su gran mayoría para brindar facilidad en conectividad y trabajo remoto se alojan 100% en la nube, donde puedes consultar  la información financiera de tu negocio.

Hay que decir que el almacenamiento en la nube actual proporciona muchas ventajas y beneficios a los usuarios de software de contabilidad manteniendo almacenados de forma segura todos los datos por lo que no se pierde información valiosa. Ahora, cuando trabajas bajo este arreglo, tu información está respaldada y puedes trabajar desde casi cualquier lugar si algo sale mal, optimizando tu tiempo para que puedas seguir trabajando sin problemas.  

5. ¿Es difícil adaptarse a este tipo de sistemas?

Todo proceso lleva su fase de aprendizaje y control. Una vez que se parametriza el software contable y se centraliza toda la información correctamente, no es difícil de manejar. 

Entre los principales documentos que se necesitan para una migración correcta de software encontramos: 

• Bases de datos de terceros 
• Estados financieros y notas a los estados financieros firmados y certificados 
• Balances de prueba por terceros 
• Libros auxiliares

Con este tipo de sistemas, simplemente tienen que adaptarse a los nuevos cambios y su funcionalidad pero, en general, el manejo de la información contable es la misma, solo que más organizada, con configuraciones y estilos precisos y con mejores resultados.

En Zensmart, con ayuda de nuestro auxiliar contable digital, nos encargamos del tedioso trabajo de procesar la información contable y te la entregamos en el software contable que uses, nos integramos con los software contables más robustos de Colombia.