¿Qué debo tener en cuenta para elegir el software contable para mi negocio o empresa?

por Sep 1, 2022

El software contable es el verdadero aliado de los contadores y empresarios. Imagínate llevar todos los registros y documentos de forma organizada y digital.

Podrás olvidarte del papel, de las montañas infinitas de carpetas que nunca tienen fin llenas de documentos de tu empresa o firma contable. Todo eso acabaría gracias a la elección del software contable correcto. 

Elegir un software contable no es una tarea que se deba tomar a la ligera, la verdad es que debes investigar minuciosamente para elegirlo y, principalmente, pensar en cuáles son tus necesidades y buscar el software que resuelva la mayor parte de ellas. 

¿Qué debes tener en cuenta al momento de elegir un software contable?

  • Facilidad de uso:

Obviamente, cuando utilizas una herramienta en tu trabajo, esta debe ser lo más sencilla y manejable para ti y tu equipo.

A pesar de que estamos hablando de una herramienta tecnológica, hay complejidades en sus funciones a las que tendrá que enfrentarse y, a la hora de elegir, lo mejor es evitarlas.

De esta forma, evitaremos las difíciles curvas de aprendizaje y enseñanza que demandan mucho tiempo del que carecemos.

  • Almacenamiento seguro:

En términos de contabilidad, podemos manejar información muy delicada y lo ideal es que podamos tener un almacenamiento seguro, que no se pueda filtrar y que tampoco se nos vaya a borrar inesperadamente.

Es decir, es fundamental que el software contable que elijamos, maneje copias de seguridad y almacenamiento en la nube para así evitar que la información que guardamos allí se pueda perder o borrar para siempre. Entonces, en vez de una ayuda se convertiría en un verdadero dolor de cabeza.

  • Tamaño de tu empresa:

El tamaño de tu empresa determinará las necesidades de la misma. Obviamente empresas más pequeñas, requieren menos y cuentan también con menos recursos que las empresas más grandes. 

  • Practicidad para mediar la configuración:

Cuando utilizas un software contable debes personalizarlo a tu forma de trabajo y, si un software es demasiado estricto en la configuración no te permitirá hacer esto; lo que también te complicaría un poco la tarea del manejo.

  • Automatización de tareas:

El motivo principal por el que decidimos utilizar un software contable viene debido a la necesidad de automatizar para ahorrarnos tiempo, evitar errores y obtener resultados rápidos, factibles y exitosos. Es por ello, que al elegir un software contable, lo ideal es que este mantenga una amplia funcionalidad de automatización de tareas para que cumpla totalmente con nuestras expectativas.

Inicialmente, la mayoría de los softwares contables te permitirán automatizar la facturación de compras y ventas, pagos de nóminas y conciliaciones bancarias; es esto lo que debes buscar. 

  • Carga de archivos planos:

Como estamos hablando de facilitarte el trabajo, hablamos de la carga de archivos planos. 

Es muy tedioso intentar cargar un archivo y que nunca sepas cual es el error por el que no lo puedes cargar entonces lo intentas muchas veces sin saber el motivo por el que no se cargan. Hay softwares contables que te indican el error y así sabes qué es lo que debes corregir para poderlo cargar sin problema.

¿Por qué debería utilizar un software contable?

Empresarios y contadores deberían ver la tecnología como un aliado que los ayudará a ahorrar tiempo valioso que podrán dedicarle a su familia o captar nuevos clientes.

Un software contable es una herramienta que sirve como ayuda para automatizar tareas operativas y, que una persona con conocimientos del área contable y financiera, puede manejar fácilmente. 

La verdadera pregunta es ¿por qué no utilizar un software contable? Si es un instrumento creado especialmente para facilitar la vida y centralizar toda la información y documentos de forma organizada y digital en donde solo con un buscador, tendremos toda la información en tiempo real al alcance de nuestras manos. 

Todo esto ayudará a conocer claramente toda la información de la empresa, tener claro el futuro de la misma y facilitará la toma de decisiones. 

¿Cómo podrá ayudarme un software contable?

Los softwares contables fueron creados para centralizar y procesar toda la información de una empresa o firma contable en un solo lugar de forma organizada. Es por ello, que el software contable tiene los siguientes objetivos:

  • Almacenar, sistematizar y registrar de forma segura todas las actividades comerciales. 
  • La contabilidad debe organizarse en planes de cuentas predefinidos y/o en planes que el usuario considere apropiados para su creación.
  • Personalizar los diferentes niveles de cada usuario.
  • Crear los registros contables como libros contables, balances, estados de resultados y más. 
  • Integrar la contabilidad con el sistema de facturación electrónica.
  • Realizar cálculos automáticos. 
  • Asociar planes de cuentas, balances y estados de resultados a la normativa DIAN
  • Cargar masivamente datos de compras, ventas o comprobantes.
  • Reutilizar y capturar información de transacciones anteriores, sin vernos en la necesidad de registrarla nuevamente.

Finalmente, para tener un proceso de digitalización sano, fácil y atractivo, es necesario apoyarse en herramientas útiles que le faciliten su desarrollo digital. 

Un software contable, un auxiliar contable digital y un contador digital, son instrumentos claves para el crecimiento y desarrollo de tu PYME. 

Elegir bien estos tres elementos, garantizará que tu proceso evolutivo y de crecimiento digital se llevarán de la mejor manera y que lograrás resultados muy positivos y satisfactorios para tu empresa o firma contable. 

Evolucionar constantemente es lo que hace que los profesionales del área contable sean exitosos y cumplan sus metas laborales. 

En Zensamrt,Ayudamos a la pymes a digitalizar la operación contable y financiera, no simplemente suministrar un software, adicionalmente apoyamos todo el proceso de transformación digital y adaptación al cambio, si quieres estar un paso adelante, escribenos para contarte cómo transformar y optimizar el área contable y financiera de tu empresa.

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